Dedykowane integracje
Pozostałe Case Study
Dedykowane integracje

Electro24 - automatyzacja procesów i magazynu w hurtowni elektrycznej

Firma Electro24 zajmuje się produkcją oraz dystrybucją elektryki. Składa się ona ze spółki-córki i spółki-matki. W tym artykule omówimy aspekty techniczne automatyzacji wysyłki i przetwarzania dokumentów między podmiotami.

konrad szatkowski

Adam Kadłuczka

automation specialist

Co dany proces rozwiązuje?

Towar, który nie wymaga modyfikacji ani łączenia w komplety stanowi w firmie mniejszą grupę produktów prostych. Jest on ulokowany głównie na magazynie spółki-matki, lecz zdarza się, że zamówienie zostaje zrealizowane w spółce-córce, pomijając cały proces wymiany dokumentów pomiędzy spółkami. Jednak główna część całej sprzedaży odbywa się w spółce-matce, która otrzymuje od spółki-córki zamówienia na brakujący towar. Proces sprzedaży prostych i gotowych produktów skutkuje utworzeniem <highlight>dokumentów wydania magazynowego<highlight>, natomiast w przypadku towaru złożonego generowane są <highlight>dokumenty wydania produkcyjnego<highlight>. <frame>Finalnie w ramach całego procesu generuje się faktura sprzedaży na dane klienta, a pomiędzy spółkami automatycznie wystawiany jest szereg dokumentów opisanych poniżej.<frame>

Zastosowanie procesu pozwoliło klientowi na rozwiązanie problemów takich jak:

  • <underline>weryfikacja stanu magazynowego<underline> towaru w dwóch oddzielnych systemach. Obie bazy danych zostają automatycznie zweryfikowane pod względem ilości dostępnego towaru
  • <underline>automatyczne wystawianie zleceń produkcyjnych<underline>. Od momentu pojawienia się zamówienia od klienta, integracja przenosi stan mag. wybranego towaru na odpowiedni dokument, bez ryzyka o wpisanie niewłaściwej ilości
  • <underline>utrzymanie spójności pomiędzy wystawionymi dokumentami<underline>. Integracja przechodząc przez cały proces, wystawiając dokumenty zachowuje ciągłość numerów. Na dokumentach są umieszczane numery dokumentów powiązanych
  • <underline>skrócenie czas realizacji o X procent<underline>. System sprawdza oba system oraz tworzy dokumenty w odstępie kilku - kilkunastu sekund. Ręczne przeprocesowanie takiego zamówienia to kilkanaście minut.

Dla kogo jest to rozwiązanie?

  • Dla klientów którzy zajmują się produkcją towaru.
  • Dla klientów posiadających dwa systemy Subiekt GT, między którymi wymieniane są dokumenty.

Dokumenty występujące w całym procesie

<highlight-white>Spółka-córka:<highlight-white>

  • ZK klientów - zamówienia przesłane do Spółki-córki z systemów sprzedaży
  • FS klientów - faktury utworzone na podstawie ZK klientów
  • FZ (1) - faktura zakupu tworzona w Spółce-córce na podstawie PZ (1)
  • FZ (2) - faktura zakupu tworzona w Spółce-córce na podstawie PZ (2)
  • ZD (1) - zamówienie do dostawcy tworzone w Spółce-córce na podstawie ZK (1)
  • ZD (2) - zamówienie do dostawcy tworzone w Spółce-córce na podstawie ZK (2)
  • PZ (1) - zamówienie do dostawcy tworzone w Spółce-córce na podstawie WZ (1)
  • PZ (2) - zamówienie do dostawcy tworzone w Spółce-córce na podstawie WZ (2)

<highlight-white>Spółka-matka:<highlight-white>

  • ZK (1) - zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę z brakujących towarów znajdujących się na ZK klientów przetwarzanych po raz pierwszy
  • ZK (2) - zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę z brakujących towarów znajdujących się na ZK klientów przetwarzanych po raz kolejny
  • WZ (1) - wydanie zewnętrzne do ZK (1)
  • WZ (2) - wydanie zewnętrzne do ZK (2)
  • ZK różnicowe (1) - zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę zawierające produkty których nie udało się zrealizować na WZ (1)
  • ZK różnicowe (2) - tzw. zlecenie produkcyjne, zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę zawierające produkty złożone (komplety) których nie udało się zrealizować na WZ (1)
  • ZK różnicowe (3) - tzw. zlecenie produkcyjne, zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę zawierające produkty złożone (komplety) których nie udało się zrealizować na WZ (2)
  • FS  (1) - faktura sprzedaży tworzona w Spółce-matce na podstawie WZ (1)
  • FS  (2) - faktura sprzedaży tworzona w Spółce-matce na podstawie WZ (2

Przebieg procesu:

Opis procesu realizacji zamówienia z towarem dostępnym na magazynie, krok po kroku:

<highlight>Krok 1<highlight> - Zamówienie złożone przez klienta wpływa do spółki-córki.

<highlight>Krok 2<highlight> - Sporadycznie towar, który może zostać wykorzystany do realizacji zamówienia będzie na magazynie spółki-córki.

<highlight>Krok 3<highlight> - Z takich zamówień tworzą się dokumenty FS.

<highlight>Krok 4<highlight> - Ze sprawdzonych przez integracje zamówień, które nie mają wystarczającego stanu mag. tworzy się lista.

<highlight>Krok 5<highlight> - Na jej podstawie integracja przesyła dane do spółki-matki i tworzy jedno z dwóch zamówień:

  • ZK(1) - gdy zamówienie jest przetwarzane po raz pierwszy;
  • ZK(2) - gdy zamówienie zostało już wcześniej chociaż raz przetworzone.

<highlight>Krok 6<highlight> - W celu ściągnięcia ze stanu tego towaru, który można wykorzystać do zrealizowania zamówienia, integracja generuje dokumenty w zależności od tego, jakie ZK powstało wcześniej:

  • WZ(1),
  • WZ(2).

<highlight>Krok 7<highlight> - Integracja w spółce-córce tworzy dokument od dostawcy, w zależności od tego, jaką ścieżką było realizowane zamówienie:

  • ZD(1),
  • ZD(2).

<highlight>Krok 8<highlight> - Integracja, na podstawie utworzonych ZD tworzy dokumenty przyjęcia od dostawcy, w celu dodania określonej liczby sztuk wybranych towarów na magazyn:

  • PZ(1),
  • PZ(2).

<highlight>Krok 9<highlight> - Gdy towar jest już na stanie, integracja realizuje utworzone na samym początku ZK jako FS.

<highlight>Krok 10<highlight> - Następuje wydruk faktur w odpowiedniej kolejności: na początku faktury zrealizowane na samym początku (pkt. 3), a następnie w domyślnej kolejności reszta faktur (pkt. 9).

<highlight>Krok 11<highlight> - Na spółce-matce są w tym samym momencie generowane:

  • FS(1) - faktura sprzedaży towaru między spółkami. Tworzy się na podstawie wydanego towaru na WZ(1);
  • FS(2) - faktura sprzedaży towaru między spółkami. Tworzy się na podstawie wydanego towaru na WZ(2);

<highlight>Krok 12<highlight> - Po utworzeniu faktur sprzedaży, integracja w spółce-córce tworzy dokumenty zakupu towaru od spółki-matki, na podstawie dokumentów przyjęcia zewnętrznego:

  • FZ(1) - faktura zakupu na towar pobrany od spółki-matki. Tworzy się na podstawie PZ(1);
  • FZ(2) - faktura zakupu na towar pobrany od spółki-matki. Tworzy się na podstawie PZ(2).

Opis procesu realizacji zamówienia z towarem niedostępnym na magazynie, krok po kroku:

<highlight>Krok 1<highlight> - Zamówienie złożone przez klienta wpływa do spółki-córki.

<highlight>Krok 2<highlight> - Ze sprawdzonych przez integracje zamówień, które nie mają wystarczającego stanu mag. tworzy się lista.

<highlight>Krok 3<highlight> - Na jej podstawie integracja przesyła dane do spółki-matki i tworzy jedno z dwóch zamówień:

  1. ZK(1) - gdy zamówienie jest przetwarzane po raz pierwszy;
  2. ZK(2) - gdy zamówienie zostało już wcześniej chociaż raz przetworzone.

<highlight>Krok 4<highlight> - NaZK 1., które jest stworzone z zamówień realizowanych po raz pierwszy mogą pojawić się towary proste oraz towary złożone. Na ZK 2. znajdują się jedynie towary złożone z zamówień przetwarzanych przez integracje po raz kolejny. W takich zamówieniach procesy wyglądają następująco:

  1. ZK(1) - Następuje weryfikacja, czy na zamówieniu są towary proste czy złożone: ZK różnicowe (1) dla towarów prostych oraz ZK różnicowe (2) dla kompletów i towarów złożonych
  2. ZK(2) - Domyślnie trafiają tutaj towary złożone, więc takie zamówienie jest od razu realizowane jako: ZK różnicowe (3).

<highlight>Krok 5<highlight> - Proces automatyzacji kończy się na wystawieniu ZK różnicowych. Gdy towar pojawi się na magazynie, przy kolejnej realizacji wtyczka w całym procesie odnajdzie towar dodany na magazyn i ZK zostanie sfinalizowane

Ważne kwestie:

  • W całym procesie występuje szereg wyznaczników. Służą one głównie po to, by jeżeli jakieś zamówienie jest niewłaściwe i system nie jest w stanie go zapisać, integracja kasuje wszystkie wcześniejsze dokumenty wystawione w procesie wymiany pomiędzy spółkami.  Jednocześnie, stworzony licznik w formie pola własnego w spółce-córce zostaje zwiększony o 1.
  • W całym procesie wewnątrz systemu, integracja weryfikuje dane zamówienia na podstawie flag oraz różnych oznaczeń. Ze względu na ilość tych elementów, nie zostały one tutaj uwzględnione z dwóch  powodów:
  • przebieg i cały proces byłby zbyt nieczytelny i niezrozumiały,
  • są to elementy procesu wewnątrz firmy, które ciężko odwzorować u kogokolwiek innego,

Powiązane case study

O autorze artykułu:

Nasze treści są tworzone przez osoby czynnie biorące udział w omawianych projektach.

Adam Kadłuczka
Adam Kadłuczka

Automation Specialist

Na co dzień wspiera naszych klientów wprowadzając automatyzacje w ich firmach. Specjalizuje się w wdrożeniach systemów OMS i analizie dedykowanych procesów. Wspiera naszych programistów w realizacji dedykowanych integracji zgodnie z potrzebami biznesowymi klientów. Dzięki znajomości najpopularniejszych marketplace, programów księgowych i systemów do zamówień, wie jak je połączyć w jeden spójny system.

Zróbmy wspólnie coś niesamowitego i wyjątkowego!

Nie sprzedajemy fotowoltaiki, nie będziemy Cię nękać zbędnymi telefonami jeśli tego nie chcesz. Zawsze staramy się dostarczać wartości naszym potencjalnym klientom.

Dziękujemy, Twoja wiadomość została wysłana.
Niestety coś poszło nie tak. Przepraszamy za usterki.
Klikając „Akceptuj wszystkie pliki cookie”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie na swoim urządzeniu w celu usprawnienia nawigacji w witrynie, analizy korzystania z witryny i pomocy w naszych działaniach marketingowych. Zobacz naszą Politykę prywatności, aby uzyskać więcej informacji.

Skontaktuj się

Potrzebujesz podobnego rozwiązania w swojej firmie? Zostaw kontakt. Nasz analityk dobierze usługę zgodną z twoimi wymaganiami.

Dziękujemy, Twoja wiadomość została wysłana.
Niestety coś poszło nie tak. Przepraszamy za usterki.