Electro24 - automatyzacja procesów w hurtowni elektrycznej

Co dany proces rozwiązuje?

Towar, który nie wymaga modyfikacji ani łączenia w komplety stanowi w firmie mniejszą grupę produktów prostych. Jest on ulokowany głównie na magazynie spółki-matki, lecz zdarza się, że zamówienie zostaje zrealizowane w spółce-córce, pomijając cały proces wymiany dokumentów pomiędzy spółkami. Jednak główna część całej sprzedaży odbywa się w spółce-matce, która otrzymuje od spółki-córki zamówienia na brakujący towar. Proces sprzedaży prostych i gotowych produktów skutkuje utworzeniem <highlight>dokumentów wydania magazynowego<highlight>, natomiast w przypadku towaru złożonego generowane są <highlight>dokumenty wydania produkcyjnego<highlight>. <frame>Finalnie w ramach całego procesu generuje się faktura sprzedaży na dane klienta, a pomiędzy spółkami automatycznie wystawiany jest szereg dokumentów opisanych poniżej.<frame>

Zastosowanie procesu pozwoliło klientowi na rozwiązanie problemów takich jak:

• <underline>weryfikacja stanu magazynowego<underline> towaru w dwóch oddzielnych systemach. Obie bazy danych zostają automatycznie zweryfikowane pod względem ilości dostępnego towaru
• <underline>automatyczne wystawianie zleceń produkcyjnych<underline>. Od momentu pojawienia się zamówienia od klienta, integracja przenosi stan mag. wybranego towaru na odpowiedni dokument, bez ryzyka o wpisanie niewłaściwej ilości
• <underline>utrzymanie spójności pomiędzy wystawionymi dokumentami<underline>. Integracja przechodząc przez cały proces, wystawiając dokumenty zachowuje ciągłość numerów. Na dokumentach są umieszczane numery dokumentów powiązanych
• <underline>skrócenie czas realizacji o X procent<underline>. System sprawdza oba system oraz tworzy dokumenty w odstępie kilku - kilkunastu sekund. Ręczne przeprocesowanie takiego zamówienia to kilkanaście minut.

Dla kogo jest to rozwiązanie?

• Dla klientów którzy zajmują się produkcją towaru.
• Dla klientów posiadających dwa systemy Subiekt GT, między którymi wymieniane są dokumenty.

Dokumenty występujące w całym procesie

<highlight-white>Spółka-córka:<highlight-white>

• ZK klientów - zamówienia przesłane do Spółki-córki z systemów sprzedaży
• FS klientów - faktury utworzone na podstawie ZK klientów
• FZ (1) - faktura zakupu tworzona w Spółce-córce na podstawie PZ (1)
• FZ (2) - faktura zakupu tworzona w Spółce-córce na podstawie PZ (2)
• ZD (1) - zamówienie do dostawcy tworzone w Spółce-córce na podstawie ZK (1)
• ZD (2) - zamówienie do dostawcy tworzone w Spółce-córce na podstawie ZK (2)
• PZ (1) - zamówienie do dostawcy tworzone w Spółce-córce na podstawie WZ (1)
• PZ (2) - zamówienie do dostawcy tworzone w Spółce-córce na podstawie WZ (2)
  

<highlight-white>Spółka-matka:<highlight-white>

• ZK (1) - zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę z brakujących towarów znajdujących się na ZK klientów przetwarzanych po raz pierwszy
• ZK (2) - zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę z brakujących towarów znajdujących się na ZK klientów przetwarzanych po raz kolejny
• WZ (1) - wydanie zewnętrzne do ZK (1)
• WZ (2) - wydanie zewnętrzne do ZK (2)
• ZK różnicowe (1) - zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę zawierające produkty których nie udało się zrealizować na WZ (1)
• ZK różnicowe (2) - tzw. zlecenie produkcyjne, zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę zawierające produkty złożone (komplety) których nie udało się zrealizować na WZ (1)
• ZK różnicowe (3) - tzw. zlecenie produkcyjne, zamówienie zbiorcze w Spółce-matce powstające na Spółkę-córkę zawierające produkty złożone (komplety) których nie udało się zrealizować na WZ (2)
• FS  (1) - faktura sprzedaży tworzona w Spółce-matce na podstawie WZ (1)
• FS  (2) - faktura sprzedaży tworzona w Spółce-matce na podstawie WZ (2

Przebieg procesu:

Opis procesu realizacji zamówienia z towarem dostępnym na magazynie, krok po kroku:

‍

<highlight>Krok 1<highlight> - Zamówienie złożone przez klienta wpływa do spółki-córki.

<highlight>Krok 2<highlight> - Sporadycznie towar, który może zostać wykorzystany do realizacji zamówienia będzie na magazynie spółki-córki.

<highlight>Krok 3<highlight> - Z takich zamówień tworzą się dokumenty FS.

<highlight>Krok 4<highlight> - Ze sprawdzonych przez integracje zamówień, które nie mają wystarczającego stanu mag. tworzy się lista.

<highlight>Krok 5<highlight> - Na jej podstawie integracja przesyła dane do spółki-matki i tworzy jedno z dwóch zamówień:

• ZK(1) - gdy zamówienie jest przetwarzane po raz pierwszy;
• ZK(2) - gdy zamówienie zostało już wcześniej chociaż raz przetworzone.

<highlight>Krok 6<highlight> - W celu ściągnięcia ze stanu tego towaru, który można wykorzystać do zrealizowania zamówienia, integracja generuje dokumenty w zależności od tego, jakie ZK powstało wcześniej:

• WZ(1),
• WZ(2).

<highlight>Krok 7<highlight> - Integracja w spółce-córce tworzy dokument od dostawcy, w zależności od tego, jaką ścieżką było realizowane zamówienie:

• ZD(1),
• ZD(2).

<highlight>Krok 8<highlight> - Integracja, na podstawie utworzonych ZD tworzy dokumenty przyjęcia od dostawcy, w celu dodania określonej liczby sztuk wybranych towarów na magazyn:

• PZ(1),
• PZ(2).

<highlight>Krok 9<highlight> - Gdy towar jest już na stanie, integracja realizuje utworzone na samym początku ZK jako FS.

<highlight>Krok 10<highlight> - Następuje wydruk faktur w odpowiedniej kolejności: na początku faktury zrealizowane na samym początku (pkt. 3), a następnie w domyślnej kolejności reszta faktur (pkt. 9).

<highlight>Krok 11<highlight> - Na spółce-matce są w tym samym momencie generowane:

• FS(1) - faktura sprzedaży towaru między spółkami. Tworzy się na podstawie wydanego towaru na WZ(1);
• FS(2) - faktura sprzedaży towaru między spółkami. Tworzy się na podstawie wydanego towaru na WZ(2);

<highlight>Krok 12<highlight> - Po utworzeniu faktur sprzedaży, integracja w spółce-córce tworzy dokumenty zakupu towaru od spółki-matki, na podstawie dokumentów przyjęcia zewnętrznego:

• FZ(1) - faktura zakupu na towar pobrany od spółki-matki. Tworzy się na podstawie PZ(1);
• FZ(2) - faktura zakupu na towar pobrany od spółki-matki. Tworzy się na podstawie PZ(2).

Opis procesu realizacji zamówienia z towarem niedostępnym na magazynie, krok po kroku:

‍

<highlight>Krok 1<highlight> - Zamówienie złożone przez klienta wpływa do spółki-córki.

<highlight>Krok 2<highlight> - Ze sprawdzonych przez integracje zamówień, które nie mają wystarczającego stanu mag. tworzy się lista.

<highlight>Krok 3<highlight> - Na jej podstawie integracja przesyła dane do spółki-matki i tworzy jedno z dwóch zamówień:

1. ZK(1) - gdy zamówienie jest przetwarzane po raz pierwszy;
2. ZK(2) - gdy zamówienie zostało już wcześniej chociaż raz przetworzone.

<highlight>Krok 4<highlight> - NaZK 1., które jest stworzone z zamówień realizowanych po raz pierwszy mogą pojawić się towary proste oraz towary złożone. Na ZK 2. znajdują się jedynie towary złożone z zamówień przetwarzanych przez integracje po raz kolejny. W takich zamówieniach procesy wyglądają następująco:

1. ZK(1) - Następuje weryfikacja, czy na zamówieniu są towary proste czy złożone: ZK różnicowe (1) dla towarów prostych oraz ZK różnicowe (2) dla kompletów i towarów złożonych
2. ZK(2) - Domyślnie trafiają tutaj towary złożone, więc takie zamówienie jest od razu realizowane jako: ZK różnicowe (3).

<highlight>Krok 5<highlight> - Proces automatyzacji kończy się na wystawieniu ZK różnicowych. Gdy towar pojawi się na magazynie, przy kolejnej realizacji wtyczka w całym procesie odnajdzie towar dodany na magazyn i ZK zostanie sfinalizowane

Ważne kwestie:

• W całym procesie występuje szereg wyznaczników. Służą one głównie po to, by jeżeli jakieś zamówienie jest niewłaściwe i system nie jest w stanie go zapisać, integracja kasuje wszystkie wcześniejsze dokumenty wystawione w procesie wymiany pomiędzy spółkami.  Jednocześnie, stworzony licznik w formie pola własnego w spółce-córce zostaje zwiększony o 1.
• W całym procesie wewnątrz systemu, integracja weryfikuje dane zamówienia na podstawie flag oraz różnych oznaczeń. Ze względu na ilość tych elementów, nie zostały one tutaj uwzględnione z dwóch  powodów:
• przebieg i cały proces byłby zbyt nieczytelny i niezrozumiały,
• są to elementy procesu wewnątrz firmy, które ciężko odwzorować u kogokolwiek innego,